Електронна поща – правилната употреба

Знаете ли, че електронната поща съществува отпреди интернет? Бащата на имейла и човекът, заради когото и до днес използваме знака @ в електронните адреси, е Реймънд Самуел Томлинсън. Той създава софтуер за изпращане на текстови съобщения от потребител на една машина до потребител на друга машина още през 1971 г. за мрежата ARPANET. За първи път думата „интернет“ ще се появи в един документ едва в края на 1974-та, а глобалната мрежа ще започне да се развива чак през 80-те.

Идеята на Рей Томлинсън за електронна поща всъщност копира действителната пощенска услуга, при която написваме нещо на лист хартия, слагаме го в плик, пишем адреса на получателя (както и адреса на подателя) и пускаме писмото в пощенска кутия. След това то бива взето от пощенската служба и предавано от ръка на ръка през самолети, влакове или кораби, от държава на държава и от град на град, докато стигне до получателя. Ако някой някъде по пътя не си свърши добросъвестно работата, писмото може да се забави или дори да се загуби. По същия начин и електронното писмо, поставено в нещо като виртуален плик, пътува от компютъра на изпращача до неговия пощенски сървър, който пък препраща към друг, и така – докато стигне до папката „Входяща поща“ на получателя. Разликата е, че днес това се случва най-често за няколко секунди, но все така е възможно някое писмо да се забави с дни и дори да се загуби, подобно на хартиените си събратя.

Спомням си как в средата на 90-те използвах сървър за електронна поща, който имаше връзка с интернет едва два часа в денонощието – тогава машината получаваше и изпращаше писмата на потребителите си. През другото време човек можеше да преглежда акаунта си, да чете и да пише писма, но те щяха да заминат едва когато сървърът осъществеше следващата си сесия с интернет. И това не беше изолиран случай – за доста университетски и частни машини тогава беше твърде скъпо да са непрекъснато свързани към интернет. Представете си, че и отсрещната страна използва такъв сървър. Иначе казано, преди 20–25 години беше съвсем нормално писмата да се бавят по ден-два, докато стигнат до получателя си.

Днешното поведение на някои хора да звънят по телефона три минути след като са изпратили някому имейл, с думите „Пуснах ти нещо на пощата, видя ли го?“ трябва да бъде наказвано минимум с общественополезен труд.

И понеже през 2021 г. ще празнуваме 50-годишния юбилей на електронната поща, не е зле да се запитаме: знаем ли как да я ползваме правилно? Без претенции за изчерпателност, този текст има за цел да ви подскаже някои детайли, които може би не знаете или пропускате.

То:, Cc: и Bcc: (или До:, Як: и Ск:)

Много хора не знаят, че зад трите възможни полета, където може да изпишете имейл адресите на получателите на едно писмо, стоят не само функционални разлики, но и етикет на общуване.

Полето То: (или До: в български превод) сякаш е най-очевидно. Къде, ако не там, следва да поставите адреса на получателя на вашето писмо? Това е и най-естественото място да въведете имейл адреса, когато пишете конкретно до един човек. Често обаче едно писмо се адресира до повече хора. Тогава каква е идеята някои от тях да бъдат в To:, а други в Cc:?

Cc: е абревиатура на carbon copy (тоест „копие под индиго“ – по-младите да попитат бабите си какво е индиго). Идеята е, че всеки адрес, който е изброен в това поле, получава копие на писмото, точно както и всеки друг адрес, посочен в To:. Когато обаче пишете до някого в To:, вие му намеквате, че очаквате отговор именно от него, докато тези, които са в Cc:, получават това писмо само за сведение и не очаквате непременно отговор от тях (освен ако не преценят това за нужно).

И в двете полета може да изписвате по много адреси. Особено в бизнес кореспонденция много често се случва писмата да циркулират до множество хора. До прекалено много хора. Това е лоша практика. Добра идея е да не се разводнява една имейл кореспонденция с излишни участници, да няма повече от един-два адреса в полето To:, а тези, които са в Cc:, да не се обаждат излишно, ако няма какво да добавят към разговора.

Полето Cc: на български най-често се превежда като Як:, което ще рече „явно копие“. А причината да съществува явното копие е, че имаме и т.нар. „скрито копие“ или „сляпо копие“ (от англ. blind carbon copy, или Bcc:). Адресите, поставени в Bcc:, получават точно копие на писмото, както тези в To: или Cc:, с тази разлика, че за това знаят само те и изпращачът.

Има две ключови причини да използвате Bcc: – едната е, когато искате дискретно да споделите с някого имейл, който изпращате до други хора, а другата е, когато пишете до много хора, които не се познават, и не е редно да разкривате техните имейл адреси помежду им.

В първия случай трябва да сте сигурни, че културата на общуване на този, поставен в Bcc:, е на достатъчно ниво, че да не отговаря на други получатели на такъв имейл или да го препрати на трети лица и така да ви издаде, че сте му изпратили скрито копие.

Силно препоръчително е да си изградите навика да преглеждате внимателно до кого е адресиран всеки имейл, който сте получили, и ако вие сте на явно копие, да се намесвате само ако това ще допринесе с нещо към кореспонденцията; а ако сте на скрито копие, да не отговаряте (особено до всички) за нищо на света. Също и да не препращате такъв имейл. Някой ви се е доверил, че няма да го направите – не го предавайте! Особено с мобилните устройства днес е много лесно да се сътвори подобен гаф и така да създадете много неприятни ситуации.

Защо обаче трябва да използваме Bcc:, когато пишем до много хора, които не се познават помежду си? Причината отново е свързана с уважението, което им дължите, не разкривайки техните имейл адреси пред куп други хора. Същото е, като да споделите нечий телефонен номер или пощенски адрес без позволението на притежателя му. Изключително невъзпитано е да изредите десетки получатели в To: и Cc:, а това, за съжаление, е твърде честа практика. Правилно е да поставите адресите в полето за скрито копие – така всеки ще получи писмото, без да знае кои са останалите, до които е било изпратено, нито техните имейл адреси.

Дигитална хигиена и дискретност

Има и още една причина – разните „вируси“ и „червеи“, които се разпространяват по електронната поща, си умират да попаднат на такъв имейл, в който са накопирани явно куп хора, и така да пропълзят и към тях. Не се превръщайте в оръжие на зловредния софтуер, грижете се за собствената си дигитална хигиена и за тази на хората, с които общувате.

Всъщност изненадващо е колко малко хора внимават и съобразяват разликата между бутоните Reply и Reply All в програмите за електронна поща. Използвайте Reply („Отговор“), когато искате да отговорите само на изпращача, от когото пристига писмото, а Reply All, когато искате да отговoрите на всички, до които е било адресирано или копирано (само на явно копие, понеже тези от скритите копия няма как да ги видите). И винаги, винаги преди да натиснете Send („Изпращане“), хвърляйте по едно око на имената и адресите, до които предстои да изпратите имейл, за да видите дали не сте объркали нещо и наистина ли това са хората, до които искате да пишете.

Когато препращате имейл до нов получател или добавяте такъв, прегледайте историята на кореспонденцията назад във времето и помислете дали няма нещо написано преди, което не следва да се разгласява извън първоначалния кръг получатели – било по лични, професионални, морални, етични или други причини. За улеснение днешните програми за електронна поща често скриват историята назад и така забравяме за нея, но тя е там и препращайки я неволно до някого, може да разкрием неща, които не бива.

Добра практика при отговор и препращане е да се изтрива историята назад или да се оставя само това, на което отговаряте. Така писмата са по-кратки и стегнати, избягва се премятането по десетки пъти (и до много хора) на една и съща история назад. Това е напълно излишно и защото обикновено всеки участник в дадена кореспонденция така или иначе има вече тези предходни писма.

Спам и производни

Не отговаряйте на спам. Писмата от непознати кореспонденти, от странни адреси и съдържащи твърде много линкове, най-вероятно са спам. Грешка е да отговаряте, защото така потвърждавате, че зад вашия адрес стои реален човек, и това само ще увеличи спама към вас. Не ги трийте, а ги маркирайте като SPAM/Junk, за да тренирате антиспам филтрите на вашата програма или сървър.

Класика в жанра е да получите писмо, което се прави на изпратено от вашата банка, препраща ви до сайт, изглеждащ като този на вашата банка, и ви провокира да си смените паролата или нещо такова (уж за ваша сигурност). Разпознават се по това, че идват от странни адреси, препращат към странни адреси (понякога само с една буква разлика от оригиналните) и често съдържат доста граматически и правописни грешки. Всъщност това се нарича фишинг (от англ. fishing – да, за рибка са ви взели) и единствената им цел е да научат потребителското ви име и парола. Никога не щракайте на линкове в такива писма. И на важни сайтове като този на вашата банка или други подобни най-добре е да отивате сами, изписвайки ръчно адреса или използвайки отметката (bookmark), която сте си направили във вашия браузър.

Мястото на фишинг писмата е също в SPAM/Junk папката, която е добре да бъде настроена да зачиства автоматично боклуците там например след седмица или месец. Ако фишингът е много добре направен, считате, че може да заблуди някого, и имате достъп до институцията, която имитира, може да ги предупредите, че от тяхно име се разпространяват странни писма, за да вземат някакви мерки.

Винаги гледайте също (особено когато проследявате линк от имейл) дали браузърът ви изписва предупреждение за липсваща сигурна връзка до сайтовете, които посещавате. Днес няма никакво оправдание да не се ползва по-сигурният HTTPS протокол. Ако собственикът на сайт, който работи по стария HTTP, не е безследно изчезнал, значи е адски мързелив – тоест няма какво полезно да намерите на такива сайтове.

Все по-модерно е напоследък да получавате имейл, който директно ви изнудва да изпратите пари (най-често в криптовалута), за да не бъде разкрита някаква злепоставяща ви информация, получена чрез хакване на компютъра ви. В общия случай това е блъф. И да, познахте – мястото му е в SPAM/Junk папката.

Прикачените файлове

Нали си спомняте, че електронната поща е замислена като копие на конвенционалната – да разнася писма. Не буркани с кисело зеле, нито зимни гуми за колата или плетени от баба дрешки. Такива неща се изпращат като колет или по куриер, защото не се побират в писма. Също толкова абсурдно е да не съобразявате размера на файловете, които прикачвате към електронните си писма. Освен че затормозяват сървърите, прикачените файлове заемат много място във вашата поща, защото остават в папка „Изпратени“, и заемат още толкова място и в пощата на всички в кореспонденцията.

Една-две снимки, и то с редуциран размер, някой PDF или друг файл до около мегабайт или два е приемливо да прикачите към един имейл в наши дни. За по-обемни неща използвайте услуга за споделяне на файлове като Dropbox, WeTransfer или друга подобна, а на получателя изпратете само линк.

Навици и ефективност

В днешния бизнес често се приема, че програмата за електронна поща трябва да е непрекъснато отворена, а имейлите са се превърнали в необходима напаст. Всъщност смисълът на електронната поща не е да отговорите веднага (за това си има чат или телефон), а да отговорите, когато имате време и възможност. Нека си припомним, че тя е замислена като алтернатива на хартиената поща. Това, че днес електронните писма пристигат за секунди или минути, не означава, че трябва да превръщаме кореспонденцията си в хаос.

Напоследък всеки инструмент, платформа, услуга или доставчик иска да ни пише имейли. Отказвайте, ако нямате такава нужда. За електронната си пощенска кутия отговаряте вие. Филтрирайте спама, прекратявайте абонаментите си за групи, бюлетини и списъци, които не четете и не ви носят полза. Спирайте всички автоматични известия, освен ако наистина не са важни. Не се притеснявайте да обясните на колегите си, че не желаете да ви включват в списъци „за всеки случай“, които нямат отношение към това, което правите.

Направете си папки и настройте филтри за нещата, които желаете да получавате, но не искате да ви се изсипват в папка „Входяща поща“ заедно с всичко останало. Например може да си направите папка „Плащания“ и да настроите писмата, които идват от вашата банка, ePay, PayPal и каквито други платежни услуги използвате, да отиват автоматично там. Така ще ги имате за справка, когато си преглеждате финансите, но те няма да ви се мотаят из другата поща. По същия начин може да филтрирате имейлите си по различни проекти, теми, ангажименти и други подобни критерии.

Опитвайте се да преценявате дали някакъв проблем няма да се реши по-лесно, ако вдигнете телефона. Ако нещо е спешно, също по-добре използвайте телефон, изпратете SMS или друго бързо съобщение. Не превръщайте имейла в чат, особено с много хора.

И затваряйте пощенската си програма! Всички съвременни изследвания показват, че тя е един от убийците на ефективността ни в офиса. Ако не работите поддръжка по имейл или не сте мениджър на някакъв критичен за реакция бизнес, няма нужда да проверявате пощата си през 15 минути. Четете я два-три пъти на ден, за да може през останалото време да сте концентрирани върху реалната си работа. Вярвате или не, но да пишете имейли не носи пряко приход нито на вас, нито на работодателя ви.

ПП: И символът @ не е кльомба, нито маймуна. Чете се „ет“ (от англ. at).

Всичко от рубриката „Аз, киборгът“